Personuppgiftspolicy

Syfte

Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. 

När du prenumererar på vårt nyhetsbrev

I samband med att du anmäler dig till vår prenumerationstjänst för nyhetsbrev behandlar vi personuppgifter om dig.

Vilka personuppgifter behandlas när du anmäler dig till vårt nyhetsbrev?
Ditt namn, e-postadress samt information om vilka nyhetsbrev som du har läst och vilka länkar som du har klickat på.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att hantera din prenumeration för nyhetsbrev. När dina personuppgifter behandlas för att hantera din prenumeration görs det för att hålla vad vi lovat när du blev prenumerant (d.v.s. för att fullgöra vårt avtal). Vi behöver därför dina uppgifter för kunna skicka nyhetsbrevet till dig.

Vidare behandlas även uppgifter om vilka nyhetsbrev som du har läst och vilka länkar i nyhetsbrevet som du har klickat på för att vi ska kunna följa upp och förbättra vårt innehåll. När vi behandlar dina uppgifter för att förbättra vårt nyhetsbrev görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Det betyder att vi har gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna förbättra våra tjänster och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du blir prenumerant på vårt nyhetsbrev samt i samband med att du läser nyhetsbrevet.

Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter hanteras även av tjänsteleverantörer som utför tjänster för vår räkning. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina uppgifter sparas enbart så länge du är prenumerant. Du kan när som helst välja att avprenumerera på nyhetsbrevet genom länkarna i mailet eller genom att kontakta hello@sciencepark.se. Väljer du att avregistrera dig raderas alla dina uppgifter såvitt avser nyhetsbrevstjänsten.

När du anmäler dig till och deltar i ett event eller aktivitet

I samband med att du anmäler dig till ett event eller aktivitet hos oss, (”Event”), och i samband med att du som besökare deltar på ett event hos oss behandlar vi personuppgifter om dig och vid vissa tillfällen tar vi även fotografier eller film under eventet.

Vilka personuppgifter behandlas när du anmäler dig till och deltar i ett Event?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, kön, arbetsplats, yrkesroll, skoltillhörighet, hemort, uppgift om att du har bekräftat din medverkan på Eventet och uppgifter om eventuella matrestriktioner, bilder, video- och ljudinspelning av dig från Eventet samt dina eventuella uttalanden från intervjuer samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna administrera våra Event och för att vi ska kunna kommunicera med deltagarna i förberedande syfte inför Eventet. När dina personuppgifter behandlas för att administrera Eventet och kommunicera med dig görs det för att hålla vad vi lovat när du anmälde dig till Eventet (d.v.s. för att fullgöra vårt avtal). Vi behöver därför dina uppgifter för kunna administrera våra Event och kontakta dig inför Eventet.

Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna dokumentera och marknadsföra våra Events för allmänheten, för att livesända och för efterföljande publicering på vår hemsida, i vårt nyhetsbrev samt i våra sociala kanaler. När vi behandlar dina uppgifter för att informera om och marknadsföra våra Events görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Det betyder att vi har gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna utvärdera och marknadsföra våra Events och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.

Vidare behandlar vi även information om dina eventuella matrestriktioner för att vi ska kunna anpassa den mat som vi serverar till dig på eventet. När vi behandlar uppgifter om dina matrestriktioner görs det med stöd av ditt samtycke.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att vi vill kunna samla in statistik, för att mäta och utvärdera Eventet samt för att kommunicera med dig efter utfört Event för att ta reda på vad du tyckte om det. När vi behandlar dina uppgifter för att samla in statistik och kommunicera med dig efter Eventet görs det med stöd av en intresseavvägning.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du anmäler dig till och deltar i våra Event och deltar i utvärdering av Event.

Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter kan komma att delas med våra leverantörer och samarbetspartners som hanterar eventadministrationen. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Dina personuppgifter avseende bilder, video- och ljudinspelning kan komma att delas på vår hemsida, i vårt nyhetsbrev och i våra sociala mediekanaler (såsom exempelvis Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Youtube och Vimeo).

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kring ditt deltagande sparas så länge det är nödvändigt för vår bokföring, skatteunderlag och projektredovisning. Vidare sparas bilder, video- och ljudinspelning i den omfattning det behövs för att hålla ett relevant innehåll i våra kommunikationskanaler. Eventuella uppgifter om matrestriktioner raderas efter avslutat event.

När du medverkar som utförare på våra event och aktiviteter

Inför att du som utförare ska medverka på ett Event hos oss, samt efter genomfört Event, behandlar vi personuppgifter om dig.

Vilka personuppgifter behandlas när du som utförare medverkar på våra Event?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, uppgifter om eventuella matrestriktioner, bilder, video- och ljudinspelning av dig från Eventet samt dina uttalanden från intervjuer samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig.

Dina personuppgifter behandlas även för att vi ska kunna informera allmänheten om medverkande utförare på våra Event, för att marknadsföra våra Events, för att livesända och för efterföljande publicering på vår hemsida, i vårt nyhetsbrev samt i våra sociala kanaler.

Som utförare godkänner du att vi får använda ditt namn och din bild för att använda i vår marknadsföring m.m. När vi behandlar dina uppgifter för att informera om och marknadsföra våra Events görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Mot bakgrund av att du har godkänt att vi använder din bild och ditt namn i marknadsföring har vi även gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna informera om och marknadsföra våra Event och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.

Vidare behandlar vi även information om dina eventuella matrestriktioner för att vi ska kunna anpassa den mat som vi serverar till dig på eventet. När vi behandlar uppgifter om dina matrestriktioner görs det med stöd av ditt samtycke.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du överenskommer med oss att vara utförare på våra Event samt i samband med din medverkan på Event.

Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter kan komma att delas på vår hemsida, i vårt nyhetsbrev och i våra sociala mediekanaler (såsom exempelvis Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Youtube och Vimeo).

Dina personuppgifter delas även med våra tjänsteleverantörer och samarbetspartners som hanterar eventadministrationen. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kring ditt deltagande sparas så länge vårt avtal gäller och så länge det är nödvändigt för vår bokföring, skatteunderlag och projektredovisning. Vidare sparas bilder, video- och ljudinspelning i den omfattning det behövs för att hålla ett relevant innehåll i våra kommunikationskanaler. Eventuella uppgifter om matrestriktioner raderas efter avslutat Event.

När du deltar i affärs-/idéutveckling

I samband med att du deltar i affärs-/idéutveckling behandlar vi personuppgifter om dig.

Vilka personuppgifter behandlas när du deltar i affärsutveckling?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, adress, födelsedatum, kön, skoltillhörighet, bilder samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig.

Vidare behandlas dina personuppgifter för att vi ska kunna samla in statistik för att mäta och utvärdera olika insatser. När vi behandlar dina uppgifter för statistikändamål görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Det betyder att vi har gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna mäta och utvärdera våra tjänster och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du deltar i affärsutveckling samt från offentliga register.

Vem delas personuppgifterna med?
Science Park säljer aldrig dina personuppgifter till utomstående för direktmarknadsföringssyfte. I största möjliga mån anonymiseras uppgifterna i förhållande till parter utanför Science Park och delas som aggregerad statistik.

Dina personuppgifter kan komma att delas med samarbetspartners (exempelvis kommuner och näringslivsbolag i  Jönköpings län och offentliga finansiärer) samt såvitt avser dina kontaktuppgifter med externa personer som deltar i samma affärs-/idéutvecklingsprojekt.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina uppgifter sparas till dess projektet eller uppdraget har upphört och eventuell tid för revision, uppföljning och rapportering till samarbetspartners och finansiärer har gått ut.

När du deltar i studententreprenörprojekt

I samband med att du deltar i studententreprenörprojekt, antingen som student eller företagsrepresentant, behandlar vi personuppgifter om dig.

Vilka personuppgifter behandlas när du deltar i affärsutveckling?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, hemort, företagsnamn, skoltillhörighet, bilder samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig.

Vidare behandlas dina personuppgifter för att vi ska kunna samla in statistik för att mäta och utvärdera olika insatser. När vi behandlar dina uppgifter för statistikändamål görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Det betyder att vi har gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna mäta och utvärdera våra tjänster och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du anmäler dig till och deltar i studententreprenörprojekt samt från offentliga register.

Vem delas personuppgifterna med?
För att kunna förmedla kontakter mellan studenter och företag som deltar i studententreprenörprojekt delar vi dina uppgifter med de företag respektive studenter som anmält sitt intresse att delta i studententreprenörprojektet.

Science Park säljer aldrig dina personuppgifter till utomstående för direktmarknadsföringssyfte. I största möjliga mån anonymiseras uppgifterna i förhållande till parter utanför Science Park och delas som aggregerad statistik.

Dina personuppgifter kan komma att delas med samarbetspartners (exempelvis kommuner och näringslivsbolag i  Jönköpings län och offentliga finansiärer) samt såvitt avser dina kontaktuppgifter med externa personer som deltar i studententreprenörsprojekt.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina uppgifter sparas till dess projektet eller uppdraget har upphört och eventuell tid för revision, uppföljning och rapportering till samarbetspartners och finansiärer har gått ut.

När du ansöker om arbete hos oss

I samband med att du skickar in din ansökan om arbete hos oss behandlar vi personuppgifter om dig.

Vilka personuppgifter behandlas när du ansöker om arbete hos oss?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, adress, bilder och andra uppgifter som du anger i dina ansökningshandlingar och under rekryteringsprocessen.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna hantera din ansökan och därefter utvärdera och bedöma om du är en lämplig kandidat, samt för att utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen, hantera och bemöta rättsliga krav. När vi behandlar dina uppgifter görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Det betyder att vi har gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna behandla dina personuppgifter och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för angivna ändamål.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du skickar in din ansökan till oss och under rekryteringsprocessen, exempelvis från rekryteringsföretag, referenspersoner, externa personer och allmänt tillgängliga informationskällor.

Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter delas med tjänsteleverantörer som utför tjänster för vår räkning. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina uppgifter sparas till dess tiden för ev domstolstalan har gått ut.

När du är kontaktperson för partner eller leverantörer till oss

Vi behandlar personuppgifter om kontaktpersoner för våra partners och leverantörer.

Vilka personuppgifter behandlas när du är kontaktperson för partner eller leverantör till oss?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, adress, bilder samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att fullgöra vårt avtal med våra partners och leverantörer.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi från våra partners och leverantörer samt i förekommande fall direkt från dig.

Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter kan komma att delas med andra partners och leverantörer.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas så länge vårt avtal med vår partner eller leverantör gäller och så länge det är nödvändigt för vår bokföring, skatteunderlag och projektredovisning.

När du är kontaktperson eller anställd hos hyresgäst i Science Park Jönköping

Vi behandlar personuppgifter om kontaktpersoner för och anställda hos hyresgäster i Science Park Jönköping.

Vilka personuppgifter behandlas när du är kontaktperson för eller anställd hos hyresgäst hos oss?
Ditt namn, företagsnamn, roll i företaget, telefonnummer, e-postadress, bilder samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att fullgöra vårt avtal med hyresgäster, för att kommunicera med kontaktpersoner och anställda rörande fastighetsfrågor samt för att fullgöra vårt avtal med anställda rörande passerkortshantering.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi från hyresgäster samt i förekommande fall direkt från dig.

Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter delas med hyresvärden Jönköping kommuns Fastighetsutveckling AB samt med våra tjänsteleverantörer, exempelvis aktuell leverantör av digital tjänst för mötesrumsbokning.

När tjänsteleverantörer behandlar personuppgifter på vårt uppdrag är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas så länge vårt avtal med vår hyresgäst och dig gäller och så länge det är nödvändigt för vår bokföring och skatteunderlag.

När du anmält intresse för och är medlem i något av våra nätverk

När du anmält intresse för att ingå i något av våra nätverk samt när du är medlem i nätverket behandlar vi personuppgifter om dig.

Vilka personuppgifter behandlas när du anmält intresse för att ingå i något av våra nätverk och när du är medlem i nätverket?
Ditt namn, telefonnummer, e-postadress, kön, företagsnamn eller skoltillhörighet, hemort samt andra uppgifter som du tillhandahåller oss.

Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas för att vi ska kunna administrera nätverket och för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig.

Vidare behandlas dina personuppgifter för att vi ska kunna samla in statistik för att mäta och utvärdera olika insatser. När vi behandlar dina uppgifter för statistikändamål görs det med stöd av en s.k. intresseavvägning. Det betyder att vi har gjort en bedömning att det finns ett intresse för oss av att kunna mäta och utvärdera våra tjänster och att detta väger över ditt intresse av att inte få dina uppgifter behandlade för detta ändamål.

Vem samlas personuppgifterna in från?
Personuppgifterna får vi direkt från dig i samband med att du anmäler ditt intresse för nätverket och när du är medlem i nätverket.

Vem delas personuppgifterna med?
Vi delar inte dina personuppgifter med någon utanför Science Park, med undantag för dina kontaktuppgifter som kan komma att delas med andra medlemmar i samma nätverk.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för vår bokföring, skatteunderlag och i övrigt så länge som du deltar i nätverket.

Övrigt

Vi kan komma att hantera dina personuppgifter även i följande situationer.

Kommunikation mellan medarbetare och externa personer
I samband med kommunikation, t.ex. genom e-post, mellan medarbetare och externa personer hanterar vi i förekommande fall dina personuppgifter.

Besvara frågor
Om du kontaktar oss, t.ex. via e-post eller telefon, hanterar vi dina personuppgifter som du delar med oss för att kunna besvara din fråga.

Hantera och bemöta rättsliga krav
Vi behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för att hantera och bemöta ett rättsligt krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess. För detta syfte kan vi dela viss information med andra mottagare.

Uppfylla rättsliga skyldigheter
För att uppfylla rättsliga skyldigheter som vi har hanterar vi om det är nödvändigt dina personuppgifter, t.ex. för att uppfylla krav i bokförings- eller dataskyddslagstiftning. För detta syfte kan vi dela viss information med andra mottagare.

Var vi behandlar dina personuppgifter

Vi strävar alltid efter att spara personuppgifter inom EU. I vissa fall delas dina personuppgifter med mottagare utanför EU/EES-området, t.ex. tjänsteleverantörer som vi har anlitat.

För att säkerställa att personuppgifterna är skyddade ser vi till att följa tillämpliga regler och rekommendationer samt att föreskrivna skyddsåtgärder är på plats med samtliga tjänsteleverantörer som hanterar dina personuppgifter utanför EU/EES-området.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?

Dina personuppgifter behandlas enligt gällande dataskyddsregler och på ett säkert sätt. Rutiner finns för att skydda dina personuppgifter och värna din integritet. Till exempel behandlar vi bara sådana personuppgifter som vi verkligen behöver och är noga med att radera personuppgifter när de inte behövs längre. Kontinuerligt uppdateras de system som används för att behandla personuppgifter så att de är tillräckligt säkra t.ex. genom antivirusprogram och brandväggar.

Vi har en policy för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.

Allmänt om gallring av personuppgifter

Grundprinciperna för gallring rörande personuppgifter är att aldrig vare sig behandla eller lagra uppgifter längre än vad som är nödvändigt. När det inte längre behövs för det syfte de ursprungligen samlades in ska de raderas eller anonymiseras. En gallringsrutin för de olika personuppgifter som behandlas finns på plats hos oss. IT-systemen ska vara anpassade så att det tekniskt går att genomföra gallring av personuppgifter.

Vi genomför kontinuerlig granskning samt värdering över huruvida personuppgifter som behandlas bör gallras eller anonymiseras för att behandla så lite uppgifter som möjligt och inte mer än vi absolut behöver.

Incidenthantering

Vi har utarbetat en rutin för hantering av personuppgiftsincidenter.

Utbildning

Våra anställda får relevant information och utbildning om behandling av personuppgifter i enlighet med separat årsplan för utbildning.

Dina rättigheter

Science Park Jönköping AB, org. nr. 556595-6272 med adress Gjuterigatan 9, 553 18 Jönköping, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär att vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

Du har vissa rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning i förhållande till de personuppgifter som vi har samlat in om dig.

Du har rätt att: 

• Begära tillgång till och en kopia av de personuppgifter som vi sparar om dig.

• Begära rättelse av en personuppgift som du anser är felaktig eller ofullständig.

• Återkalla ditt samtycke när vi hanterar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke.

• Begära radering under vissa omständigheter, men inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

• Avregistrera dig från marknadsföring och utskick, exempelvis genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket.

• Begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas under vissa omständigheter.

• Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt eller annans berättigade intresse av skäl som rör din specifika situation.

• Flytta din data (dataportabilitet) undervissaomständigheter genom att begära att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet) som du kan överföra till en annan mottagare.

Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss på hello@sciencepark.se.

Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy ibland. Till exempel kan vi samla in ytterligare information eller använda informationen för andra ändamål än de som anges i texten. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid publicerad på denna sida.

Version 2023:1 (publicerad 2023-04-27).

Har du några frågor?

Om du har frågor om denna policy eller hanteringen av dina personuppgifter eller vill göra dina rättigheter gällande är du välkommen att kontakta oss på hello@sciencepark.se. Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten i Sverige).