Vlogg – Kom igång med digitala möten i Teams
Microsoft Teams är ett av de mest populära verktygen för digitala möten på den svenska marknaden. På Science Park använder vi verktyget flitigt – både för möten internt och externt, men även för olika digitala föreläsningar.
Att delta i ett möte är smidigt, men första gången du ska leda ett möte i Teams kan startsträckan bli ganska lång om ingen visat dig hur du går tillväga. Därför har jag spelat in en guide där jag under 12 rappa minuter – steg för steg – bland annat går igenom hur du:
- Skapar och bjuder in till ett Teams-möte.
- Förbereder för en bra mötesstart, innan övriga deltagare ansluter.
- Delar din skärm med mötesdeltagarna.
- Hanterar video- och mikrofoninställningar.
- Spelar in mötet (OBS! Kom ihåg att du måste informera alla mötesdeltagare om att de spelas in).
- Fixar en riktigt proffsig mötesupplevelse, med hjälp av små fiffiga funktioner i verktyget.
4 snabbtips från guiden:
1. Ladda ned appen på din dator
Teams fungerar som allra bäst när du har verktyget installera på din dator. Om du inte har möjlighet att göra detta kan du delta i eller hålla mötet via din webbläsare. Då rekommenderar vi att du använder dig av Chrome eller Microsoft Edge.
2. Kontrollera mikrofon och kamera
Minst sagt pinsamma situationer kan (och har!) uppstått genom att någon glömt att stänga av mikrofonen eller kameran när de anslutit till mötet. Som tur är kan du redan innan du ansluter till mötet kontrollera att mikrofon och kamera är på eller avstängd. Och du – kika alltid en extra gång.
3. Rensa ditt skrivbord
Om du ska dela din skärm under mötet är det viktigt det som skymtas ”behind the scenes” ser proffsigt och organiserat ut – men framförallt att ingen känslig information ligger synlig. Som förberedelse innan mötet bör du stänga ned alla fönster, appar, program och verktyg som inte ska användas under mötet.
4. Aktivera ”Stör ej”
Så – skrivbordet är rensat, mötet är igång och skärmen är delad så att alla mötesdeltagare kan se din presentation. PLING! Ett sms från hantverkaren. PLING! Ett känsligt mail från en kund. PLING! En kalenderpåminnelse om läkarbesöket i eftermiddag. Det är lätt att glömma bort alla notiser som dyker upp på vår skärm lite då och då. Aktivera ”Stör ej”-läget på den enhet du använder, så slipper du detta.
Stort lycka till!
Community
Gillar du - precis som vi - idéer, företagande och att träffa inspirerande människor? Bli en del av vår community!