Så skapar du en bra feedback-kultur i ditt team

Team

När du får återkoppling på något du gjort, hur du är eller beter dig, så gör det att du känner dig värdefull och sedd. Omvänt är utebliven återkoppling ofta en källa till att känna sig osedd, eller en grogrund för otrygghet kring leverans eller prestationen du tillför teamet. Ett bra, välfungerande team vill bli bättre i sin gemensamma leverans. Därför behöver ni kunna slipa varandras vapen.

Feedback och återkoppling ur ett teamutvecklande perspektiv handlar inte primärt om att försöka ändra dig själv eller andra – men ni behöver i ett team vara medvetna om hur ert beteende och kommunikation påverkar varandra i teamet eller dem ni möter. Därefter kan ni fatta aktiva beslut om vad som ska förstärkas, förändras eller förbli.

Vad är bra feedback?

Meningen med bra feedback är att träffa upplevelsen av

  • Beteendet i situationen (som kan upprepas, förstärkas eller ändras nästa gång vi är i samma eller liknande situation).

Det är nämligen avsevärt mycket enklare att återkoppla:

  • Upplevelsen av en situation än upplevelsen av en personlig egenskap (som riskerar att uppfattas som dömande, samt är svårare att förändra).

Sträva efter att din återkoppling är konkret och specifik. Dock kan även ospecificerad feedback faktiskt vara välgörande i ett team. På den ytliga nivån ”bra jobbat”, ”kul att se dig”, ”gött att jobba med duktigt folk som du” – öppnar upp och skapar en positiv stämning och berättar för varandra att vi vill varandra väl. Detta blir en bra grund för konkret och specifik feedback. Återkoppling behöver dessutom vara vara genuint menad, annars förstörs trovärdigheten när du kommer med någonting som du verkligen menar.

En grund till feedback stavas därför tillit. Du lämnar bäst feedback till den du litar på, och du lyssnar på feedback från den du litar på. Därför är det otroligt viktigt att vara ärlig och äkta.

Dessutom kan också feedback vara en väg till tillit. Genom att ge rak, ärlig och välvillig feedback kan du vinna motpartens förtroende.

Så gör du för att ge feedback

Säg det med äkta ambition om att göra motparten bättre, och se till att du presenterar det på ett sätt så att mottagaren kan förstå att du menar väl.

Hur gör man det då?

  • Nummer ett är att feedback ska lämnas till rätt mottagare – dvs till den det berör.
  • Var specifik och konkret i ditt budskap – och nära i tiden för bådas minnes skull.
  • Använd ”jag”-budskap. Du ska återkoppla din upplevelse, så då är det inte relevant vad ”man” eller ”en” tycker – det som är relevant är vad du upplevt. Den gyllene regeln i feedback är att berätta hur du upplevde det som hände – inte att berätta vad det var som hände. Ni kan ha olika upplevelser av det som hände, och det finns en risk för försvar eller förkastande av din upplevelse om du värderar ditt uttalande.
  • Välj ditt tillfälle. Om du eller mottagaren är i affekt är det generellt en dålig idé att ge utvecklande feedback, eftersom ni i affekt inte har tillgång till hela er kommunikations-spelplan och därför riskerar att missförstå varandra.
  • Fundera både på vad som är avsikten med din feedback, och hur din motpart önskar att få sin feedback. Är det din avsikt att lyfta din motpart i plenum för att alla runt omkring ska veta vad du anser, så måste du också fundera på om din motpart verkligen uppskattar publik feedback. En gammal tumregel är att korrigerande/utvecklande/negativ återkoppling bör ges i enrum.
  • Ett ansvarsfullt sätt att ge feedback är att fråga hur feedbacken upplevdes efteråt om du är ny med din motpart – då kan du också få feedback tillbaka på hur du ska göra nästa gång för att få största möjliga output.

Hur gör man för att ta emot feedback på bästa sätt?

  • Var genuint nyfiken.
  • Stanna upp vid det som sägs. Undvik försvar och förklaringar – lyssna först.
  • Fråga motparten om du inte förstår det som återkopplas.
  • Visa att du tar till dig. Det säkerställer att du får chans till feedback fler gånger i framtiden.
  • Ta emot på allvar, och förminska inte för att du blir förlägen av positiv återkoppling. Säg ”Tack”, inte ”Äsch, det var väl inget”. Ta emot även utvecklande feedback på allvar, för där har motparten troligen haft större ansträngning att leverera den.
  • Välj att förstå när du får utvecklande feedback. Leta efter den verkliga feedbacken och var försiktig så att du inte drar förhastade slutsatser åt något håll – varken åt förkasta-hållet (”det är nog inte så farligt”) eller offerkoftan (”allt jag gör är dåligt”).
  • Om återkopplingen du får skaver så finns ännu större anledning att säkerställa att du förstått rätt och tar in på allvar, samt frågar vidare och ber den andre att utveckla sin feedback för djupare förståelse.

Vad kan gå fel och hur hanterar man det?

Det finns inga garantier för att din feedback mottas lågaffektivt och lyhört, även att du följer ovanstående tips. Detta kan såklart bero på väldigt många olika saker som stress, situationen, prestige, självkänsla osv hos mottagaren eller hos dig. Kommunikation är svårt, men för att bygga trygga team som presterar behöver det finnas utrymme för konkret och ärlig feedback.

Det bästa knepet för att långsiktigt jobba mot en bra feedbackkultur och undvika dikeskörningar är att jobba med regelbunden, återkommande och nära feedback åt alla håll, samt att i teamet vara överens om och ha pratat om grunderna i hur vi vill ha och ge återkoppling.

Målet med feedback är aldrig att båda ska tycka lika – vi kan tycka olika och det är ok. Målet med feedback är insikter om den andres upplevelse, och att sedan ta aktiva beslut själv utifrån den insikten. Feedback handlar alltså inte om att övertyga motparten om att hen upplever situationen fel.

Ta första steget

Den som är familjär med forskning om hur grupper utvecklas mot högpresterande team vet att i tidiga faser av samarbetet finns stort fokus på att tillhöra gruppen. I tidiga skeden uppfattas utvecklande feedback som utmanande, men man behöver absolut vara generös med feedback som handlar om viljan att tillhöra teamet och viljan att vara en del i samarbetet. Det läggs grunden för att på riktigt kunna utveckla samarbetet i teamet. Har ni låg frekvens av återkoppling mellan varandra, börja med positiv förstärkning – berätta för varandra vad ni gillar och vad de andra gör bra. Och ta er tid att prata om hur ni var och en önskar få återkoppling från de andra – en sådan diskussion tar er direkt vidare både som team och i er feedback-kultur.

Community

Gillar du - precis som vi - idéer, företagande och att träffa inspirerande människor? Bli en del av vår community!

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse. Genom att fortsätta till siten godkänner du att cookies används för detta ändamål. Läs mer.
Jag förstår