Gratis bokföring – 5 fällor du bör undvika
Som nystartad företagare kan det verka lockande att välja gratis bokföring. Men kan ett kostnadsfritt program verkligen leva upp till förväntningarna? Här är fem fällor du som nyföretagare bör undvika när du väljer bokföringsprogram.
Vad betyder “gratis bokföring” – egentligen?
Ibland kan det dölja sig oanade begränsningar i ett lockande erbjudande. Fundera särskilt över dessa saker när du testar gratis bokföringsprogram:
- Tyvärr erbjuds ibland gratis bokföring i form av Excel eller kalkylblad. Vissa aktörer utnyttjar här nyföretagares okunskap kring vad bokföringslagen säger – och den är tydlig. Bokföringen måste ske på ett “varaktigt sätt”, det vill säga den får inte kunna ändras i efterhand. Därför är det inte tillåtet att använda Excel för att sköta sin bokföring.
- Vilken bokföringsmetod har du tänkt använda? Finns den tillgänglig i programmet? Vissa program är gratis, men erbjuder bara bokföring enligt kontantmetoden.
- Täcker erbjudandet alla grundläggande funktioner för att du ska kunna sköta din bokföring? Det kan tyckas självklart att t.ex. rättelseverifikationer ingår i programmet, så att du kan korrigera din bokföring när det behövs. Ibland är det dock just det självklara som utelämnas och kanske kräver att du börjar betala för programmet.
- Bokföringen kan vara mer eller mindre förenklad och automatiserad. Som nystartare vill du lägga mindre tid på administration och mer tid på dina drömmar. Undersök hur enkel och effektiv den kostnadsfria bokföringen verkligen är. Om du tvingas betala för att till exempel få automatiska bokföringsförslag, bör du ställa dig frågan om hur billig bokföringen är i praktiken.
Bokföringsprogram är mer än bara bokföring
Så fort du kommit igång med din verksamhet inser du snart att poängen med ett enkelt bokföringsprogram inte bara är bokföringen. Du ska även sköta fakturering, deklaration, bokslut och kanske även löner. För att bli effektiv bör du välja ett program där allt detta hänger ihop.
Ett enkelt program bör till exempel kunna sköta det mesta av bokföringen samtidigt som du fakturerar. Det kan också ha en koppling till din internetbank, så att bokföringen av affärshändelser på ditt företagskonto går så smidigt som möjligt.
Nöj dig alltså inte bara med att få kostnadsfri bokföring. Ställ krav på hur smart bokföringen är och hur den hjälper dig att bli effektiv med din administration. Ineffektiv bokföring kan visa sig bli mer kostsam än vad du först anar.
Vad säger bokföringen om ditt företag?
Bokföring inte är någonting du bara gör för att lagen säger det. Den ska ju faktiskt också säga något om hur det går för ditt företag. Hur mycket pengar går in och ut ur verksamheten? Vad tjänar du mest pengar på och var är utgifterna störst? Detta är fundamentala frågor för alla företagare.
Därför är det viktigt att du väljer ett bokföringsprogram som inte bara är billigt eller enkelt, utan även kan ge dig bra feedback och analys kring din ekonomi. Du bör framför allt få en tydlig bild över din likviditet och kunna skriva ut enkla rapporter för att visa upp för exemplevis investerare och bank. Ett program som inte klarar av detta riskerar stjäla onödig tid från din kärnverksamhet.
Vilken hjälp kan du få?
Föreställ dig att du stöter på ett problem när du bokför. Vart kan du vända dig för att få hjälp? Det är lätt att lockas av kostnadsfria program, men support är minst lika viktigt – speciellt för dig som är ovan att bokföra.
Erbjuds du begränsad support eller måste du betala för att få hjälp om problem uppstår? Du bör också undersöka om supporten bara hjälper dig med själva programmet eller om det också finns forum eller andra hjälpkanaler där du även kan få bokföringshjälp.
Kan du byta program eller samarbeta med byrå?
Oavsett hur nöjd du blir med ditt nya program kan du en dag vilja byta till en annan lösning. Hur enkelt är det då att exportera din bokföring och ta den med dig till ett nytt program? Undersök om du kan få ut din bokföring i ett standardformat, som SIE.
En dag kanske du också vill samarbeta med en redovisningsbyrå för att till exempel få hjälp med deklaration eller bokslut. Då är det bra om en byrå kan logga in i ditt program och hjälpa dig med vissa delar av administrationen. Undvik därför att låsa upp din bokföring i ett program som inte ger dig flexibilitet inför framtiden.
_
Gästförfattare
Alexander Rehnborg, sökmotorspecialist på Visma Spcs. Alexander föreläser om hur företag kan driva marknadsföring och försäljning i en allt mer digitaliserad värld. Alexander har föreläst om sökmotoroptimering hos bland annat Berghs School of Communication, Liber och Drivhuset.
Visma Spcs är Sveriges största leverantör av ekonomiprogram och internetlösningar till företag och redovisningsbyråer.
Community
Gillar du - precis som vi - idéer, företagande och att träffa inspirerande människor? Bli en del av vår community!